Domicilio digitale (PEC)

Domicilio digitale e PEC, soggetti obbligati, modalità di comunicazione al Registro delle imprese, assegnazione d'ufficio con contestuale applicazione delle sanzioni.

Ultimo aggiornamento:

13 Gennaio 2023

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Procedimenti d'ufficio

Cosa è

Il domicilio digitale è un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito qualificato, conforme ai requisiti prescritti dal Regolamento eIDAS (Regolamento UE 23 luglio 2014, n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio).

Costituisce domicilio digitale anche la Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC). Si tratta di un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da rendere i messaggi opponibili a terzi al pari di una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno.

Il domicilio digitale di un soggetto è l'equivalente online del suo domicilio fisico, un indirizzo al quale chiunque può inviare comunicazioni. Le comunicazioni elettroniche scambiate tra domicili digitali producono gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni cartacee a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivalgono alla notificazione per mezzo della posta, anche riguardo al momento della spedizione e del ricevimento.

Rispetto alla tradizionale raccomandata cartacea, il domicilio digitale/PEC assicura un notevole risparmio di costi di spedizione, di tempi di esecuzione, di spazi e procedure di conservazione.

Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il destinatario non può negare l'avvenuta ricezione, dal momento che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, firmata ed inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l'ora in cui il messaggio è stato consegnato, certificandone l'avvenuta consegna.

Le comunicazioni avranno lo stesso valore legale della raccomandata postale con ricevuta di ritorno solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata.

Obbligo di comunicazione

Al momento dell'iscrizione nel Registro delle imprese sia le società che le imprese individuali hanno l'obbligo di indicare il proprio domicilio digitale (PEC). In particolare tutte le società hanno l'obbligo di dotarsi di un domicilio digitale, come stabilito dal D.L. 185 del 29 novembre 2008 (convertito con legge 2/2009), a seguito della modifica introdotta dall'art. 37 del D.L. 76/2020 (recante "Misure urgenti per la semplificazione e l'innovazione digitale"). Analogo obbligo è previsto anche per le imprese individuali dal D.L. 179 del 18 ottobre 2012 (convertito con legge 221/2012 e modificato dall'art. 37 sopra citato).

L'ufficio del Registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un'impresa che non abbia indicato il proprio domicilio digitale, sospende la domanda in attesa che  sia integrata.

Periodicamente l'Ufficio del Registro delle imprese verifica che ogni impresa abbia comunicato il proprio domicilio digitale (PEC) e che quello dichiarato sia ancora attivo.

Nel caso in cui la PEC non sia più valida o risulti revocata, viene avviato un procedimento per la sua cancellazione d'ufficio.

Come iscrivere il domicilio digitale dell'impresa

Per iscrivere il domicilio digitale (PEC) al Registro delle imprese, è possibile avvalersi di una delle seguenti modalità:

  • con la procedura "Pratica semplice", se il titolare dell'impresa individuale o il legale rappresentante della società è in possesso di un dispositivo di firma digitale;
  • con il servizio DIRE;
  • con FEDRA (solo per le società) o altri programmi compatibili.

L'ufficio del Registro delle imprese verifica con modalità informatiche che il domicilio digitale sia attivo e univocamente riconducibile all'impresa.

Un indirizzo PEC o di recapito certificato qualificato non può essere contemporaneamente domicilio digitale di due o più imprese.
Inoltre, con nota prot. n. 0053687 del 2/4/2013, confermata da nota prot. n. 0120610 del 16/7/2013 e da circolare prot. n. 007684 del 9/5/2014, il Ministero dello Sviluppo Economico ha precisato che ogni impresa (sia essa societaria o individuale) deve iscrivere nel Registro Imprese un indirizzo PEC alla stessa esclusivamente riconducibile, senza possibilità di domiciliazione presso soggetti terzi.

Infine, con direttiva del 27 aprile 2015 il Ministro dello Sviluppo Economico ha precisato che "l'iscrizione al registro delle imprese dell'indirizzo di posta elettronica certificata di un'impresa è legittimamente effettuata solo se detto indirizzo è nella titolarità esclusiva della medesima, perché ciò costituisce il requisito indispensabile per garantire la validità delle comunicazioni e delle notificazioni effettuate con modalità telematiche".

Costi

La comunicazione del domicilio digitale al Registro delle imprese è esente dal pagamento dell'imposta di bollo e dei diritti di segreteria.

Assegnazione d'ufficio

L'art. 37 del DL n. 76/2020, ha stabilito l'obbligo di comunicare il proprio domicilio digitale (PEC) entro il 1° ottobre 2020.

Tutte le imprese iscritte al Registro delle imprese, che risultano ancora prive di domicilio digitale, sono tenute a regolarizzare la propria posizione con la relativa comunicazione al Registro delle imprese.
Alle imprese inadempienti verrà attribuito d'ufficio dalla Camera di commercio un domicilio digitale.

Il domicilio digitale assegnato d'ufficio sarà così formato:

CODICEFISCALEIMPRESA@IMPRESA.ITALIA.IT

Sarà attivo solo in ricezione e sarà automaticamente inserito e consultabile negli elenchi INI-PEC. Tutti potranno notificare atti all'impresa (es. Agenzia delle Entrate e altre PPAA, atti giudiziari ecc.) e sarà accessibile dal rappresentante dell'impresa mediante SPID o CNS, tramite il cassetto digitale dell'imprenditore attraverso la piattaforma impresa.italia.it.

Il domicilio digitale assegnato d'ufficio non ha scadenza e non ha limiti di spazio. Sarà pubblicato in visura e nell'INI-PEC.

L'impresa potrà comunque iscrivere un domicilio digitale (PEC) in sostituzione di quello attribuito d'ufficio dalla Camera di commercio. In questo caso, una volta iscritto il nuovo domicilio digitale, quello assegnato d'ufficio non potrà più ricevere messaggi e rimarrà consultabile dal legale rappresentante/titolare per 180 giorni presso il cassetto dell'imprenditore.

L'assegnazione d'ufficio del domicilio digitale comporta la contestuale applicazione di una sanzione amministrativa a carico di ciascun trasgressore, in misura ridotta, che per le società sarà di € 412,00 e per le imprese individuali di € 60,00, oltre alle spese di procedimento.

Il Conservatore del Registro delle imprese ha individuato con determinazione n. 182 del 9 settembre 2022 i criteri operativi per l'assegnazione d'ufficio dei domicili digitali.

Sei in regola con il Domicilio Digitale della tua impresa?

Puoi verificarlo sulla piattaforma di Unioncamere.

Attenzione: La piattaforma consente di verificare la presenza del domicilio digitale, ma non se la PEC dichiarata è inattiva o revocata.

Dove trovare il domicilio digitale di un'impresa

Il domicilio digitale viene inserito nella visura camerale e può essere ricercato gratuitamente dal portale registroimprese.it: tramite la ricerca di un'impresa attiva ("Trova Impresa") è possibile visualizzare, tra le altre informazioni, il relativo domicilio digitale/indirizzo PEC.
Si può inoltre accedere gratuitamente al registro INI_PEC, nel quale sono pubblicati i domicili digitali di imprese e professionisti.



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